Wir alle haben schon mal von Buchhaltung gehört und die meisten von uns kennen wahrscheinlich sogar jemanden, der Betriebsbuchhaltung macht. Weißt du aber tatsächlich, was ein Buchhalter im Alltag so macht und was seine Arbeit beinhaltet? Vielleicht ist Buchhaltung der perfekte Beruf für dich. Sehen wir es uns einmal genauer an.
Die Definition von Buchhaltung
Wie definiert man Buchhaltung, wenn es so ein weites Feld ist?
Definitionen, die sich in Wörterbüchern und Lexika finden lassen, sind folgende.
Hier erfährst du, womit sich die Buchhaltung befasst.
Gablers Wirtschaftslexikon
Definition
„Ein Teil der Betriebsorganisation, die Abteilung, in der die wichtigsten Grundlagen des Rechnungswesen, nämlich Buchführung und Bilanz, bearbeitet werden.“
Duden
Definition
„die für die Buchführung verantwortliche Abteilung eines Betriebes“
Definition Buchführung
„Genaue und systematische Aufzeichnung aller Einnahmen und Ausgaben betreffenden Geschäftsvorgänge“
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Was sind die wichtigsten Eigenschaften der Definitionen?
Es gibt einige Schlagworte, die wiederholt in den Definitionen auftauchen: Einnahmen, Ausgaben, Geschäft und Rechnungswesen. All dies sind wichtige Aspekte, die von der Buchhaltung berührt werden. Im Kern steht bei den Definitionen eine Aktivität: Organisieren.
Natürlich muss ein guter und sicherer Umgang mit Zahlen ebenso gegeben sein, um in den Beruf einzusteigen. Planung und in der Lage zu sein, die Dinge in Ordnung und den Überblick zu behalten, sind definitiv wichtige sogenannte Soft Skills, die in diesem Beruf ebenso von Nöten sind.
Was ist der Unterschied zwischen Buchhaltung und Rechnungswesen?
Die beiden Begriffe werden häufig synonym verwendet - und ganz so falsch ist das gar nicht, denn die Buchhaltung ist ein Teilbereich des Rechnungswesens. Das Rechnungswesen geht aber über die reine Buchhaltung hinaus und umfasst einen weiteren Themen- bzw. Aufgabenbereich. So gibt es 2 große Aufgabenfelder des Rechnungswesens: Das externe und das interne Rechnungswesen.
Die Buchhaltung ist der Hauptbereich des externen Rechnungswesens und ist für alle Unternehmer verpflichtend. Als extern wird es deshalb bezeichnet, weil es u.a. darum geht, die Geschäftsfälle zu dokumentieren um diese an externe Stellen wie das Finanzamt zu übermitteln (zwecks Jahresabschluss und Steuererklärung). Die Buchhaltung kümmert sich vereinfacht gesagt um die Ordnung der Finanzen eines Unternehmens, indem sie Zahlungseingänge- und ausgänge prüft, Belege erfasst und sortiert etc.
So bildet die Buchhaltung auch die Grundlage für das interne Rechnungswesen: Dieses befasst sich mit der Auswertung und Analyse der finanziellen Daten, die unter anderem durch die Buchhaltung zur Verfügung gestellt werden. Dies dient jedoch internen Unternehmenszwecken (Budgetplanung etc.).
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Was ist Buchhaltung: die erweiterte Definition
BuchhalterInnen werden in jedem Unternehmen unbedingt gebraucht. Sie sind zwar oft eher im Hintergrund tätig, machen aber die Arbeit anderer Abteilungen und Personen überhaupt erst möglich.
Ihr wesentlicher Auftrag ist es, vertrauenswürdige Finanzinformationen zu analysieren und ausgeben zu können und dabei ethische Grundsätze einzuhalten und Objektivität zu wahren. Dabei können sie in den unterschiedlichsten Bereichen des Finanzsektors tätig sein, darunter Besteuerung, Bilanzen, forensische Buchhaltung, Betriebsbuchhaltung, Überprüfungen der Buchführung, Unternehmensinsolvenz und -rettung oder Buchhaltungssysteme und Prozesse.
Je nachdem, in welchem Bereich der vielen Arten der Betriebsbuchführung du dich spezialisierst, wirst du üblicherweise den allgemein akzeptierten Prinzipien der Buchhaltung folgen müssen.
Hier kannst du einige Grundlagen der Buchhaltung näher kennenlernen.
Typische Alltagsaufgaben eines akkreditierten Buchhalters können sein:
- die Finanzsysteme und Budgets mit Hilfe von Tabellen und Buchhaltungsprogrammen zu verwalten
- Finanzüberprüfungen durchzuführen, d. h. eine unabhängige Überprüfung der finanziellen Situation eines Unternehmens sowie seiner Buchführung
- Kunden beraten und ihnen Informationen zukommen lassen
Arten der Buchhaltung
Die Buchhaltung kann wiederum in 2 verschiedene Teilgebiete unterteilt werden: Die Kreditoren- und die Debitoren-Buchhaltung. Im Folgenden findest du Informationen dazu, was BuchhalterInnen beider Arten im Alltag so tun.
Kreditoren-Buchhaltung
Dieser Bereich befasst sich mit den externen Dienstleistern und Lieferanten. Eingangsrechnungen werden erfasst und archiviert, offene Posten werden verwaltet und es werden Zahlungen in die Wege geleitet.
Außerdem kümmert sich die Kreditoren-Buchhaltung um die kreditorische Rechnungsprüfung und Kontierung. Es werden zudem diverse administrative Tätigkeiten und Kontrollfunktionen erbracht.
Folgende Tätigkeiten sind für Kreditoren-BuchhalterInnen relevant:
- Pflege der Daten von Kreditoren wie etwa Lieferanten
- Überprüfung und Kontierung von Eingangsrechnungen
- Erfassen der Belege
- Verwalten der offenen Posten (eventuell auch Prüfung der Zahlungsfähigkeit des Betriebs und gegebenenfalls Vereinbarung eines Zahlungsaufschubs etc.)
- Veranlassen der Zahlungen
- Gesetzesgemäßes Archivieren der Eingangsrechnungen
Debitoren-Buchhaltung
Auf der anderen Seite ist die Debitoren-Buchhaltung für die Zahlungseingänge verantwortlich. Nicht in jedem Unternehmen gibt es jedoch eine eigene Abteilung für dieses Aufgabengebiet. Das benötigen lediglich größere Unternehmen mit einer hohen Anzahl an Kunden und Verkäufen.
Debitoren-BuchhalterInnen befassen sich mit den Forderungen aus den vom Unternehmen erbrachten Leistungen oder Lieferungen. Auch Gutschriften für mangelhafte Leistungen bzw. Lieferungen fallen in ihr Aufgabengebiet.
Dabei geht es in dieser Buchhaltungsabteilung konkret um:
- fällige Zahlungen und Überprüfung, welche Zahlungseingänge erfolgt sind
- die Kommunikation mit Debitoren (Kunden etc.)
- Mahnungen und Inkasso
- Wertberichtigung von Forderungen
Häufig erfüllen BuchhalterInnen jedoch Aufgaben aus beiden Aufgabengebieten, also sowohl der Kreditoren- als auch der Debitorenbuchhaltung.
Wie kann man in den Beruf einsteigen?
Wer übt die Tätigkeit der Buchhaltung aus?
Sowohl im Bereich der Buchhaltung als auch im Rechnungswesen generell, gibt es viele verschiedene Berufsmöglichkeiten. Das Gebiet ist groß und breit aufgestellt, wobei Buchhaltungsstellen den größten Teil der Arbeitsplätze dieses Berufsfeldes ausmachen.
In der folgenden Aufstellung findest du ein paar mögliche Buchhaltungsberufe bzw. verwandte Berufe - von einigen hast du womöglich noch nie gehört oder wusstest noch nicht einmal, dass sie existieren.
Buchhalter
Eine Buchhalterin bereitet Dokumentation über die finanzielle Situation vor, analysiert sie und verwaltet die Finanzen eines Unternehmens. Üblicherweise arbeitet ein Buchhalter in einem Unternehmen, dessen Finanzen er oder sie verwaltet. Sie erledigen eine Vielzahl von Aufgaben, darunter die Verwaltung der Lohnabrechnung, Steuerzahlungen und eine Reihe anderer Zahlungsvorgänge. Es gibt viele verschiedene Arten von Buchhaltern, von allgemeinen Buchhaltern zu Steuerbuchhalterinnen. Jeder Typ tut etwas leicht anderes.
Steuerfachangestellter
Eine Steuerfachangestellte arbeitet häufig in Steuerberatungskanzleien, Wirtschaftsprüfungsunternehmen oder in Wirtschaftsunternehmen selbst in der Abteilung Rechnungswesen. Dort übernimmt er oder sie verschiedene organisatorische und kaufmännische Aufgaben oder berät und prüft in steuerlichen und betriebswirtschaftlichen Fragen.
Prüfer
Die Aufgaben eines Prüfers ähneln denen eines Buchhalters. Auch diese Person bereitet Finanzunterlagen vor, analysiert sie und verwaltet sie. Die Prüferin arbeitet jedoch zumeist für einen Lohnabrechnungsdienst oder eine Steuerberatungskanzlei als für ein Unternehmen selbst. Er oder sie hilft oft mehreren Unternehmen gleichzeitig in Finanzfragen.
Chief Financial Officer
Ein Chief Financial Officer (CFO) ist dafür verantwortlich, die Finanzen einer Organisation zu verwalten. Er oder sie ist für die Finanzplanung, Finanzdokumentation und manchmal auch die Analyse dieser Finanzunterlagen zuständig. Er oder sie leitet die Finanzabteilung und ist üblicherweise dem Chief Executive Officer (CEO) der Organisation unterstellt.
Controller
Ein Controller ist für das Rechnungswesen eines Unternehmens zuständig. Er oder sie bereitet Finanzunterlagen und Budgetierung vor und auf und/oder bereitet Steuerzahlungen und -unterlagen vor. Der Controller ist normalerweise direkt dem Chief Financial Officer unterstellt.
Finanzanalyst
Ein Finanzanalyst bewertet Unternehmen und Projekte, um sie als Investitionsmöglichkeit zu bewerten. Finanzanalysten stellen gegebenenfalls Empfehlungen gegenüber einer Bank, eines Unternehmens oder verschiedenen Investoren und Investorinnen hinsichtlich möglicher Investitionsentscheidungen aus.
Es gibt natürlich eine Vielzahl weiterer Stellen und Berufsbilder, die wir jetzt hier nicht mit aufgelistet haben. Nebenbei kann man übrigens auch Nachhilfe geben und Geld verdienen.
Tipps für den Berufseinstieg
Ob du schon immer davon geträumt hast, Buchhalter zu werden, oder erst kürzlich entdeckt hast, dass das etwas für dich sein könnte: In eine Branche einzusteigen, ist nicht immer so einfach, auch wenn du keine großen Qualifikationen dazu brauchst.
Um in den Bereich Rechnungswesen und Buchhaltung einzusteigen, brauchst du handfestes Wissen und Fähigkeiten.
Bestehende Fähigkeiten ausbauen
Es ist nicht empfehlenswert, auf potenzielle Arbeitgeber mit einer wenig selbstbewussten Einstellung zuzugehen. Wenn du denkst, dass du auf eine Stelle passt, dann gib das auch zu verstehen.
Um das zu tun, ist es zum Beispiel gut, den Lebenslauf an die jeweilige Stelle anzupassen. Du solltest dir die Stellenbeschreibung sehr genau ansehen und ebenso das Unternehmen etwas recherchieren. Dann passt du deinen Lebenslauf und Anschreiben daran etwas an.
Wenn du natürlich eine Ausbildung im Bereich Buchhaltung oder Ähnliches absolviert hast, dann hast du sicherlich auch die Fähigkeiten, die es für die Tätigkeit braucht und kannst Beispiele geben, wie du dieser in der Vergangenheit bereits eingesetzt hast. Damit kannst du sehr praxisnah zeigen, wie gut du auf eine Stelle passt. Dazu zählen alle möglichen Beispiele, in denen du Zahlen, Verhandlungsstrategien und Kommunikationsfähigkeiten eingesetzt hast, um ein Ziel zu erreichen. Überlege dir also gut, welche Beispiele du in einem Bewerbungsgespräch anbringen könntest, auch kleinste Beispiele könnten deinen potenziellen Arbeitgeber beeindrucken.
Sei darauf eingestellt und vorbereitet, dich hochzuarbeiten
Wie in vielen Berufszweigen kannst du auch im Rechnungswesen nicht unbedingt sofort deine Karriere in deiner Traumstelle anfangen. Du musst dich hocharbeiten, um deine Karriereziele zu erreichen. Als frischgebackene Buchhalterin fängst du auf einer Stelle auf Einsteigerniveau an und arbeitest dich dann hoch. Wie bereitest du dich darauf am besten vor?
Du solltest über jede Karriereentscheidung gründlich nachdenken und sie stets als mögliches Sprungbrett für den Erfolg sehen. Ob du nun ein Praktikum machst oder eine Qualifikation im Rechnungswesen erwirbst, jeder Schritt bringt wertvolles Wissen und essenzielle Erfahrungswerte, die dich allesamt voranbringen. Manchmal sind selbst Erfahrungen, die du in ganz anderen Bereichen sammelst, sehr nützlich und bringen dich weiter. Alles, was du tust und lernst, kann also zu deinem Erfolg beitragen.
Im Job lernen mag wohl der schnellste Weg sein, die notwendigen Fähigkeiten zu erwerben, die du sonst in einer Ausbildung lernst. Das wird jedoch nicht immer in allen Bereichen möglich sein und bringt leider ebenso wenig die Qualifikation auf Papier. Natürlich ist auch die Frage, was dein zukünftiger Arbeitgeber für Vorstellungen und Erwartungen an deine Fähigkeiten und Fertigkeiten stellt.
Qualifikation in Rechnungswesen und Buchhaltung
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie du in dieser Branche tätig werden kannst. Du kannst u.a. eine Lehrstelle antreten. Wenn du eine kaufmännische Ausbildung wie etwa eine Handelsschule absolviert hast, hast du ebenfalls gute Voraussetzungen für eine Buchhalterkarriere. Du kannst aber auch an verschiedenen Lehrgängen und Weiterbildungen teilnehmen, die dir die notwendigen Kenntnisse und Fähigkeiten für den Beruf vermitteln. Das WIFI bietet beispielsweise diverse Ausbildungen für Einsteiger als auch Vorbereitungskurse für die Buchhalterprüfung an.
Wenn du dich in Buchhaltung und Rechnungswesen einarbeiten möchtest und dir dabei Unterstützung wünschst oder Hilfe brauchst, kannst du dir bei einem Lehrer auf Superprof Unterstützung suchen. Es gibt eine Vielzahl erfahrener Lehrer und Lehrerinnen, die dich gerne dabei unterstützen.
Es gibt drei Arten des privaten Unterrichts: persönlich, Rechnungswesen online lernen oder in der Gruppe. Jede Art hat ihre Vor- und Nachteile in Bezug auf den Lernerfolg und die Kosten. Sie alle sollten sorgfältig bedacht werden.
Persönlicher Unterricht ist häufig teurer, da der Lehrer individuelle Dienste anbietet und zu dir kommt. Die zusätzliche Zeit, die der Lehrer investieren muss, um die Stunden auf deine Bedürfnisse zuzuschneiden, entstehen zusätzliche Kosten pro Stunde im Vergleich zu anderen Arten des Unterrichts. Wenn die Stunden jedoch auf die Bedürfnisse des Lernenden angepasst werden, sind sie allerdings kosteneffizienter als anderen Arten des Unterrichts. So erhältst du Unterricht, der wirklich zu dir passt.
Für diejenigen, die weniger Geld ausgeben wollen, ist Gruppenunterricht ideal. Dabei können die Kosten für den Lehrer geteilt werden und es lässt sich auch von den anderen in der Gruppe profitieren, da man sich austauschen kann. Diese Art des Unterrichts ist zwar nicht speziell auf dich zugeschnitten, aber das Lernen in der Gruppe bietet eine Reihe von Vorteilen und du hast mit Sicherheit immer andere, mit denen du üben und dich austauschen kannst.
Wenn es in deiner Umgebung niemanden gibt, der Unterricht anbietet, kannst du deine Suche jederzeit ausweiten. Dank des Internets spielt es heute keine Rolle mehr, wo du und dein Lehrer sich befinden. Solange du Internetzugang, eine Webcam und ein Mikrofon hast, kannst du auch Online-Unterricht nehmen.
Oft werden von den Lehrern auf Superprof Schnupperstunden angeboten, denn gerade bei einer solch persönlichen Art des Lernens und Unterrichtens ist es wichtig, dass du eine gute Beziehung zu deinem Lehrer hast und die Chemie stimmt. Warum es also nicht einfach mal ausprobieren?
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