Denkst du, dass du alles über das moderne Rechnungswesen und die Grundlagen der Buchhaltung weißt?
Wenn du eine Ausbildung zum Buchhalter angefangen hast oder dich in anderer Form in dem Bereich weiterbildest, dann hast du dir sicherlich bereits viele wertvolle Fähigkeiten und das Wissen aneignen können, die für eine Karriere auf diesem Gebiet vorausgesetzt werden.
Als wesentlicher Bestandteil der Buchhaltung zählt die Buchführung für jeden angehenden Buchhalter zum Grundlagenwissen - so wie auch jedes Unternehmen, sei es ein Einzelunterehmen, ein mittelgroßes Unternehmen oder eine GmbH, nicht umhin kommt, sich mit diesem Thema auseinanderzusetzen. Und hier kommt der Buchhalter ins Spiel - denn die Buchführung (und das Rechnungswesen generell) gehört im Normalfall nicht unbedingt zu den Lieblingstätigkeiten eines Unternehmers.
Doch ist nicht jedes Unternehmen zur Buchführung verpflichtet, denn ob man von einer Buchführungspflicht betroffen ist oder nicht, richtet sich unter anderem nach dem jeweiligen Umsatz. Als Buchhalter solltest du nicht nur darüber Bescheid wissen, wann ein Unternehmen zur Buchführung verpflichtet ist, sondern auch über die nötigen Fähigkeiten verfügen, um diese Aufgabe übernehmen zu können.
In diesem Beitrag erhältst du wichtige Informationen zum Thema Buchführung. Was versteht man genau unter Buchführung und wann ist diese verpflichtend? Was ist überhaupt der Unterschied zwischen Buchführung und Buchhaltung? Und wie funktioniert das ganze? All das erfährst du in diesem Beitrag.
Doch klären wir zunächst, wie die beiden Begriffe überhaupt definiert werden.
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Eine Definition von Buchhaltung
Wie definiert man Buchhaltung, wenn es sich dabei um ein so weites Feld handelt?
Einige Wörterbücher und Nachschlagewerke der Geschäftswelt versuchen, den Begriff zu definieren. Werfen wir also gleich einen Blick ins Lexikon für eine Definition. Wenn du möchtest, kannst du dich auch hier zum Thema einlesen: Eine Einführung in die Buchhaltung.
Gablers Wirtschaftslexikon
Definition
- Vielfach identisch mit Buchführung verwendeter Begriff.
- Ein Teil der Betriebsorganisation, die Abteilung, in der die wichtigsten Grundlagen für das betriebliche Rechnungswesen, nämlich Buchführung und Bilanz bearbeitet werden.
Wie zu erwarten ist, gibt es eine Reihe von Schlagwörtern, die wiederholt im Zusammenhang mit dem Berufsbild des Buchhalters auftauchen: analysieren, identifizieren, dokumentieren, überprüfen, zusammenfassen, interpretieren, kommunizieren… all diese Aktivitäten bedeuten eine zentrale Eigenschaft: Organisation.
Natürlich ist ein guter Umgang mit Zahlen ebenso ein Muss in diesem Beruf. Die Fähigkeiten zu planen und systematisch und ordentlich vorgehen zu können sind jedoch die wirklich zentralen Voraussetzungen für eine buchhalterische Karriere. Außerdem ist natürlich auch eine Ausbildung zum Buchhalter wichtig.
Wenn du dich in diesem Gebiet einarbeiten möchtest und dir dabei Unterstützung wünschst oder du Hilfe in deiner kaufmännischen Ausbildung brauchst, kannst du dir bei einem Lehrer auf Superprof Unterstützung suchen. Es gibt eine Vielzahl erfahrener Lehrer und Lehrerinnen, die dich gerne dabei unterstützen.
Und was versteht man unter Buchführung?
Auch wenn die Begriffe Buchhaltung und Buchführung oft synonym verwendet werden, handelt es sich dabei nicht um ein und dasselbe. Wie der Name schon sagt, befasst sich die Buchführung damit, die Bücher zu führen - das heißt: In der Buchführung werden alle Geschäftsvorfälle wie zum Beispiel der Einkauf von Materialien oder die Gehaltszahlungen systematisch erfasst, dokumentiert, gesammelt und geordnet. Damit stellt die Buchführung einen wichtigen Bestandteil der Buchhaltung dar.
Die Buchhaltung erfüllt jedoch neben der Buchführung noch weitere Aufgaben - insbesondere geht es hier auch um die Auswertung und Analyse der Geschäftsvorfälle. Es wird der Gewinn ermittelt, den das Unternehmen in einem bestimmten Zeitraum erwirtschaftet hat, und die Daten werden für die Berechnung von Bilanzkennzahlen, betrieblichen Statistiken und Selbstkosten zur Verfügung gestellt. Auch die Inventur und Organisation der Belege zählt zu den buchhalterischen Aufgaben.
Einfache und doppelte Buchführung
Jedes Unternehmen ist verpflichtet, Bücher zu führen. Denn die Dokumentation der Geschäftsvorfälle, also der Einnahmen und Ausgaben, dient letztlich dazu, die anfallenden Steuern zu berechnen. So muss in einem Betrieb also zumindest die einfache Buchführung durchgeführt werden. Manche Unternehmen sind jedoch zur doppelten Buchführung verpflichtet. Im Unterschied zur einfachen Buchführung müssen in dem Fall alle Geschäftsvorfälle doppelt erfasst und kontiert werden.
Die erste Erfassung und Kontierung erfolgt dabei mit Erhalt oder Ausstellung einer Rechnung, wogegen die zweite Kontierung den Zeitpunkt des Zahlungseingangs bzw. Zahlungsausgangs anzeigt. Bei der einfachen Buchführung ist hingegen immer der Zeitpunkt des Zahlungseingangs und - ausgangs relevant.
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Wann gilt eine Buchführungspflicht?
Unter der Buchführungspflicht versteht man insbesondere die Verpflichtung zur doppelten Buchführung, die nicht für jeden Betrieb bzw. Unternehmer gilt. Die Buchführungspflicht steht in Zusammenhang mit der unternehmensrechtlichen Rechnungslegungspflicht - sie trifft also unter anderem diejenigen Unternehmer, die auch von der Rechnungslegungspflicht betroffen sind.
Eine Rechnungslegungspflicht gilt für Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit mindestens einer natürlichen Person als unbeschränkt Haftende (OGs, KGs, GesbRs mit Ausnahme der freien und land- und fortwirtschaftlichen Berufe), wenn diese die durch das Unternehmensgesetzbuch (§ 189 UGB) vorgegebenen Umsatzschwellenwerte überschreiten. Es gibt einen unteren und einen oberen Umsatzschwellenwert.
Bei einer einmaligen Überschreitung des unteren Umsatzschwellenwerts tritt die Rechnungslegungspflicht - und damit einhergehend auch die Buchführungspflicht nach dem Einkommenssteuergesetz (§ 5 EStG) - noch nicht ein, sondern erst dann, wenn der untere Umsatzschwellenwert zweimal in der Folge überschritten wurde. Und dann auch nicht mit sofortiger Wirkung, sondern erst im übernächsten Geschäftsjahr (gerechnet ab dem 2. Jahr der Überschreitung).
Eine Überschreitung des oberen ("qualifizierten") Umsatzschwellenwerts hat hingegen zur Folge, dass die Rechnungslegungspflicht schon im darauffolgenden Geschäftsjahr gilt.
Zum leichteren Verständnis:
- Unterer Umsatzschwellenwert (= 700.000 Euro) wird sowohl im Jahr 2022 als auch 2023 überschritten -> Rechnungslegungspflicht und damit Buchführungspflicht ab dem Jahr 2025
- Oberer Umsatzschwellenwert (= 1.000.000 Euro) wird im Jahr 2022 überschritten -> Rechnungslegungspflicht bzw. Buchführungspflicht bereits ab dem Jahr 2023
Weiters gibt es auch eine sogenannte Rechnungslegungspflicht kraft Rechtsform. Diese betrifft jede Kapitalgesellschaft (GmbH oder AG) und GmbH & Co KG (bei welcher keine natürliche Person unbeschränkt haftet), und zwar unabhängig von deren Umsatz und Tätigkeit. Sie gilt daher auch dann, wenn keine gewerbliche Tätigkeit vorliegt.
Die Rechnungslegungspflicht kann auch wieder entfallen, wenn der Grund für diese wegfällt - also bei zweimaliger Unterschreitung des unteren Umsatzschwellenwerts. In dem Fall besteht schon für das darauffolgende Geschäftsjahr keine Verpflichtung mehr.
Einzelunternehmen und Personengesellschaften müssen im ersten Geschäftsjahr nach der Gründung (mit Ausnahme der Rechtsform GmbH & Co KG) keine doppelte Buchführung anwenden.
Übrigens: Auch für Unternehmer, die nicht von der Buchführungspflicht betroffen sind, gibt es die Option dies dennoch freiwillig tun. Das bedeutet nämlich nicht nur mehr Aufwand, sondern bringt auch einige Vorteile mit sich, die wir dir im Folgenden schildern werden.
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Vor- und Nachteile
Die Vorteile, die eine doppelte Buchführung mit sich bringt, liegen vor allem darin, dass ihr viele nützliche Informationen bezüglich der finanziellen Situation des Unternehmens zu entnehmen sind. Das ermöglicht nicht nur eine genaue Einschätzung des Unternehmenserfolgs, sondern bildet auch die Grundlage für die weitere Planung. Die Auswertung der Informationen ermöglicht es, bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen, um den Erfolg zu optimieren.
Zudem können daraus nicht nur nützliche Aussagen bezüglich des vergangenen Geschäftsjahres gewonnen werden, sondern auch Prognosen für künftig zu erwartende Entwicklungen. Das ist zum Beispiel auch dann von Vorteil, wenn man einen Kredit aufnehmen möchte und die erforderlichen Daten zur Einschätzung der Kreditwürdigkeit vorzuweisen hat.
Dementsprechend ist auch ein hoher Aufwand damit verbunden und es bedarf auf jeden Fall auch des nötigen Know-Hows. Ein weiterer Nachteil ist der, dass die Umsatzsteuer auch für Rechnungen fällig wird, die noch nicht bezahlt wurden - das heißt, die Umsatzsteuer kann dann in dem Fall nicht wie üblich durch Zufluss der im Rechnungsbetrag enthaltenen Mehrwertsteuer ausgeglichen wurden. Das kann Probleme hinsichtlich der Liquidität des Unternehmens verursachen.
Wie funktioniert die doppelte Buchführung?
Neben der bereits erwähnten zweifachen Erfassung und Kontierung der Geschäftsvorfälle, zeichnet sich die doppelte Buchführung auch durch die folgenden Punkte aus:
- das Betriebsvermögen wird auf Grundlage der Eröffnungsbilanz und der Jahresschlussbilanz verglichen (Bilanzierung)
- der Ertrag wird mit Hilfe der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) ermittelt
Unternehmer, die nicht von der Buchführungspflicht betroffen sind, müssen hingegen im Rahmen der einfachen Buchführung lediglich eine Einnahmen- und Ausgaben- Rechnung durchführen.
Die Bilanzierung
Im Rahmen der Buchführungspflicht ist die sogenannte Bilanz zu erstellen. Dies muss immer an einem bestimmten Stichtag erfolgen. Bei der Bilanz geht es um eine Gegenüberstellung von Vermögen und Kapital. Dabei werden die sogenannten Aktiva und Passiva einander gegenübergestellt.
- Aktiva (Mittelverwendung): Das was mit dem zur Verfügung stehenden Kapital erworben wurde (Anlage- und Umlaufvermögen).
- Passiva (Mittelherkunft): Zeigen an, aus welchen Mitteln dies finanziert wurde (Eigenkapital, Rückstellungen, Verbindlichkeiten und Rechnungsabgrenzungsposten). Dabei erfolgt eine Einteilung in Eigen- und Fremdkapital.
Aktiva und Passiva sollten sich im Ergebnis ausgleichen. Die Bilanz sowie die Gewinn- und Verlustrechnung sind zusammen wesentlicher Bestandteil des Jahresabschlusses.
Die Gewinn- und Verlustrechnung
Wie der Name schon sagt, wird hier der Gewinn bzw. Verlust des Unternehmens berechnet. Es erfolgt eine Gegenüberstellung der Aufwendungen und der Erträge.
Die GuV ist Teil der Bilanz und gibt eine genauere Auskunft über das erwirtschaftete Eigenkapital. Sie wird daher den Passiva in der Bilanz zugeordnet. Im Jahresabschluss, der unter anderem aus der Bilanz und der GuV besteht, werden Bilanz und GuV separat angeführt. In dem Zusammenhang wichtig: Die goldenen Regeln der Buchhaltung.
Die verschiedenen Bücher
Es gibt drei Bücher, die in der doppelten Buchhaltung relevant sind:
- Das Grundbuch (Journal): Im Grundbuch werden die Geschäftsvorfälle chronologisch erfasst und nummeriert. Jeder Geschäftsvorfall wird dabei mit dem jeweiligen Datum, dem Betrag, dem Beleg sowie mit Erläuterungen und einem Soll- und Habenkonto versehen. Das Journal wird sowohl in der einfachen als auch in der doppelten Buchführung genutzt.
- Das Hauptbuch: Im Hauptbuch werden die auf Basis der Grundbuchs ausgewiesenen Geschäftsvorfälle in die entsprechenden Konten gebucht. Das Hauptbuch wird für die Bilanzierung und die GuV am Ende des Geschäftsjahres benötigt (Jahresabschluss) und ist daher wichtiger Bestandteil der doppelten Buchführung.
- Die Nebenbücher: In den Nebenbüchern wird genauer auf bestimmte im Kontensystem aufgeführte Vorgänge eingegangen. Es gibt diverse Nebenbücher - beispielsweise das sogenannte Kassenbuch, das Zahlungseingänge und -ausgänge, die in bar erfolgt sind, aufführt.
Wir freuen uns, wenn dir dieser Beitrag einen guten Einblick in die Thematik bieten konnte.
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